Optimisation de la gestion des documents
et des performances financières

Audit et Expertises
Conduite du changement
Intégration et Outsourcing

Nous définissons ensemble une stratégie documentaire durable ayant un impact significatif pour l’entreprise, les collaborateurs et l’environnement.

Notre coeur de métier:

Le document

Optimisation de la gestion des documents et des performances financières

Pour répondre aux exigences d’adaptation des environnements technologiques et à l’évolution des processus métiers, nous accompagnons les directions financières et opérationnelles dans l’optimisation de leurs processus d’organisation documentaire et dans la réduction des budgets d’impression.

Nous mettons à votre disposition nos compétences et nos ressources afin d’apporter une analyse plus juste de vos infrastructures de travail et un accompagnement adapté à vos attentes.

Notre démarche est objective, indépendante et libre de tout enjeu.

Le cabinet est animé par un groupe de consultants experts ayant acquis une solide expérience opérationnelle et possédant de multiples expertises métiers dans les domaines  du Print et de la gestion des processus documentaires.

Nos objectifs sont d’assister l’entreprise dans sa transformation digitale liée aux documents et d’optimiser durablement ses budgets de dépenses.

Nous avons le souci d’apporter une réelle valeur ajoutée au client, en particulier par un effort d’accompagnement dans la mise en œuvre des solutions élaborées conjointement.

Rémunération au succès*
Honoraires proportionnels aux gains réalisés et à la performance obtenue !

Nous proposons, dans la majorité des cas, de facturer nos honoraires sur la base d’une rémunération indexée sur la performance (success fees) et en fonction des objectifs définis ensemble. Les économies dégagées par notre mission permettent de :

• Récupérer de la trésorerie pour investir dans des domaines plus productifs.

• Optimiser le résultat de votre entreprise.

La performance financière s’inscrit dans la logique permanente de la maîtrise et de la surveillance des budgets de fonctionnement.

Nous constatons, en moyenne, une baisse des charges de 20 à 40% dans le domaine du Print.

Le budget récupéré permet dans 35% des cas de financer un projet de dématérialisation.

Nos honoraires seront fixés en début de mission selon un pourcentage de rémunération défini.

Un pré-audit à titre gracieux du parc d’impression et des flux documentaires nous permet, ensemble, de valider en amont l’intérêt d’une mission d’audit et d’accompagnement.

Comprendre l’existant est le premier pas vers le développement d’une stratégie documentaire efficace.

Audit et Expertises

Analyse des budgets et de l’organisation de vos flux documentaires.

Nous réalisons un état de l’art des infrastructures Print et flux documentaires (documents entrants, produits, circulants et sortants).

L’objectif est de disposer de données de références qui serviront de base pour identifier les économies potentielles et présenter des recommandations pertinentes en matière d’usage, de travail collaboratif et d’environnement.

Vous bénéficiez ainsi d’un état de l’existant juste et pragmatique.

Nos expertises permettent de mieux cerner les forces et faiblesses de votre organisation et d’identifier le coût total de possession :

  • Mapping de l’existant.
  • Analyse des usages et des processus internes.
  • Expertise des données financières.
  • Analyse des flux documentaires.
  • Expertise des moyens technologiques.
  • Mesure de l’impact environnemental.
  • Evaluation de la qualité de service.

Nos pistes d’optimisation :

  • Définition des règles d’impression.
  • Libération des impressions par ID
  • Adaptation des outils aux justes usages.
  • Dématérialisation des flux documentaires.
  • Développement du travail collaboratif.
  • Solutions de mobilité pour les utilisateurs.
  • Réduction des impacts écologique (RSE).
  • Optimisation des process décisionnels (WorkFlow).
0 %
du budget de gestion des documents
peut être réduit par nos services

Le succès de toute transformation repose sur l’accompagnement structuré, méthodique et personnalisé conduisant à l’adhésion des collaborateurs.

Conduite du changement

Optimisation des processus documentaires et des budgets de fonctionnement

Cette mission permettra d’accompagner vos équipes dans les délicates phases de pilotage des consultations et d’analyse des solutions techniques, financières et de services. Nous nous engageons sur des résultats mesurables, majeurs et durables.

Nous appliquons une méthodologie efficiente :

  • Analyse du contexte.
  • Définition des objectifs.
  • Préconisation des scénarii d’optimisation.
  • Création du cahier des charges.
  • Pilotage de la mise en concurrence ou Benchmark.
  • Analyse de pertinence des solutions.
  • Plan de charges et TCO.
  • Aide à la négociation / Décision.
  • Assistance à l’organisation de la future intégration.
  • Communication.
  • Accompagnement au changement.

Papier ou numérique :
Pensons fluidité opérationnelle !

Nous prenons en considération les flux de documents, la productivité et les workflows papier qui pourraient être digitalisés.

Optimisez vos processus métier, facilitez l’échange de vos documents et réduisez vos coûts.

Nous vous accompagnons à réduire les flux papier en les intégrant et en les automatisant dans votre système d’information.

L’objectif est d’assurer une modification progressive des habitudes de travail en mettant à disposition des outils plus performants et dont la plus value est durablement perceptible par les collaborateurs et l’entreprise.

Vous pouvez nous transférer la responsabilité des opérations d’intégration, de déploiement, et de management de vos solutions.

Intégration et Outsourcing

Intégration et Management des services

Nous garantissons une gestion déléguée indépendante qui permettra d’atteindre les objectifs de centralisation des informations, de mesure de la performance et de protection des dérives.

Vos équipes se concentrent sur leur cœur de métier et les phases décisionnelles et nous laissent le soin de gérer les phases opérationnelles.

Nous utilisons les outils et logiciels les plus performants du marché auprès d’éditeurs spécialisés afin d’apporter une proactivité efficace.

L’objectif est d’atteindre le retour sur investissement, de s’assurer que les infrastructures en place sont toujours adaptées aux besoins de l’entreprise, et que la qualité de service reste optimale.

Vous nous déléguez :
  • Le financement des actifs.
  • La transparence totale sur vos engagements.
  • Le transfert de responsabilités des opérations de déploiement.
  • Le pilotage de l’assistance technique et des supports.
  • La centralisation de la gestion des contrats et de la facturation.
  • L’adaptation des solutions technologiques au cours de leur phase d’exploitation.
  • L’animation des comités de suivi (SLA,KPI, reporting, anticipation).
0 %
des entreprises demandent davantage d’accompagnementet de conseil de la part de leurs prestataires de services.

Nous contacter

  • SMART SERVICES SAS
  • 117 Avenue Victor Hugo 92100 Boulogne Billancourt
  • Tel 01 70 96 00 93
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